Das Rathaus in Osnabrück.

Die Virtuelle Poststelle

Elektronische Kommunikation, Foto: Photocase, Autor: Jürgen W
 
Die Stadtverwaltung Osnabrück bietet Ihnen Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a VwVfG. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger einen Zugang eröffnet hat.

Die Stadtverwaltung Osnabrück eröffnet hiermit den eingeschränkten Zugang nach Maßgabe der folgenden Bedingungen:

(Verschlüsselte) E-Mail-Kommunikation

E-Mails sind vergleichbar mit den Postkarten der Briefpost. Unter Umständen können sie auch durch Unbefugte mitgelesen werden. Aus diesem Grund liegt es bei Ihnen, ob Sie der Stadtverwaltung Osnabrück per E-Mail schreiben.

Der Stadtverwaltung Osnabrück ist es aus datenschutzrechtlichen Gründen nur bei sehr allgemeinen Fragen möglich, hierauf per E-Mail zu antworten. Es kann also sein, dass eine möglicherweise erforderliche Antwort auf Ihre E-Mail weiterhin per Briefpost oder Telefonanruf erfolgen muss. Es ist sicherlich auch in Ihrem Interesse, dass Unbefugte keinen Einblick in Ihre persönlichen Daten und Verhältnisse nehmen können. Wir bitten diesbezüglich um Ihr Verständnis.

Sollten Sie mit der Stadt Osnabrück per E-Mail Kontakt aufnehmen, ist es deshalb unbedingt erforderlich in Ihrer E-Mail Ihren Namen und Ihre Anschrift, ggf. das Aktenzeichen/Buchungszeichen o. ä. und ggf. Ihre Telefonnummer anzugeben.

Möchten Sie mit der Stadt Osnabrück über einen sichereren Weg als den der einfachen E-Mail kommunizieren, ist dies mit einer verschlüsselten E-Mail-Kommunikation möglich. Die Stadtverwaltung Osnabrück bietet hierfür zwei Möglichkeiten:

  • Das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie egvp.de.
  • über die Sammel-DE-Mail-Adresse egovernment@osnabrueck.de-mail.de (Sie benötigen dazu selber eine registrierte DE-Mail-Adresse)

Auch die Nutzung der Online-Formulare in den einzelnen Rubriken ist unverändert möglich.
Soweit es ein Bauverfahren betrifft, bietet die Stadt das digitale Baugenehmigungsverfahren an.

Signatur

Die Stadtverwaltung Osnabrück ermöglicht den Versand oder Empfang von elektronisch verschlüsselten und/oder signierten Schreiben oder Anträgen über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP).

Derzeit können Sie alle einfachen Schreiben und Anträge, die nicht der Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift bedürfen, per E-Mail an die Stadtverwaltung Osnabrück senden. Das Zustellrisiko liegt hierbei jedoch bei Ihnen. Dies kann z.B. bei Schreiben, bei denen eine Frist gewahrt werden muss, von Bedeutung sein.

Nicht möglich ist jedoch das Zusenden von Anträgen, Erklärungen o.ä. per E-Mail, wenn eine Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vom Gesetz vorgeschrieben ist. Dies ist z. B. der Fall bei der Beantragung von Personalausweisen, einem Widerspruch, etc. oder wenn absolute Sicherheit über den Einsender bestehen muss (z. B. bei der Erteilung von berechtigten Auskünften, die Daten Dritter enthalten, der Mitteilung einer Bankverbindung für Erstattungszwecke, der Erteilung einer Einzugsermächtigung). Wir bitten Sie, in solchen Fällen einen Brief oder ein Fax zu senden.

Akzeptierte Dateiformate

Möchten Sie eine E-Mail mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung Osnabrück schicken, verwenden Sie bitte lediglich folgende Dateiformate:
.doc, .txt, .rtf, .xls, .htm, .html, .pdf, .bmp, .jpg, .gif, .jpeg, .tif, .dxf, .ppt, .pps

Möchten Sie andere Formate verwenden, ist dies nur mit voriger, ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung Osnabrück zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine Makros verwendet werden.

Die Gesamtgröße einer Nachricht inklusive aller Anhänge darf 5 MB nicht überschreiten. Ausnahmen sind zuvor mit der Stadt Osnabrück zu vereinbaren.

Aus Gründen der Gleichbehandlung werden eingehende E-Mails grundsätzlich wie normale Briefpost behandelt. Durch die Kommunikation per E-Mail kann also keine wesentlich zügigere Erledigung Ihres Anliegens erwartet werden. Die Beschleunigung ergibt sich lediglich durch den Wegfall von Postlaufzeiten.

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